Indipendentemente dal settore, la gestione dei dati è fondamentale tanto dal punto di vista operativo quanto da quello funzionale. Chiaramente in ambito industriale e medicale dove la produzione di macchinari richiede lo sviluppo di software è ancora più importante. Se i dati vengono archiviati e utilizzati con un approccio strategico possono diventare davvero utili sotto più punti di vista.
Ma come si può fare? In questo articolo analizzeremo di cosa si tratta, i vantaggi e gli step da seguire per essere a norma con il GDPR.
Che cos’è la gestione dei dati?
Possiamo definire la gestione dei dati come l’insieme di pratiche utilizzate per raccogliere, conservare e utilizzarli unendo sicurezza, efficienza e controllo economico. Il processo mira a supportare le organizzazioni e le imprese attraverso dispositivi connessi a ottimizzare l’uso delle informazioni. Grazie a una buona gestione degli stessi, è possibile prendere decisioni più informate e adottare azioni che aumentano i benefici per l’organizzazione.
Si basa su diverse fasi tra cui la raccolta, l’archiviazione, l’analisi e la protezione delle informazioni. Ognuno di questi step non può essere saltato o preso sottogamba poiché contribuisce a raggiungere l’obiettivo finale.
Nella fase di raccolta i dati possono provenire da diverse fonti per poi essere archiviati in un ambiente sicuro e strutturato come a esempio database locali, cloud, data warehouse o data lake, a seconda delle esigenze specifiche dell’organizzazione. È fondamentale assicurarsi che siano conservati in maniera organizzata e facilmente recuperabile per favorire la loro analisi e utilizzo futuro.
La loro analisi è assolutamente centrale poiché solo grazie ad essa si possono trasformare informazioni grezze in strategie con l’ausilio di tecnologie di analisi avanzate tra cui spiccano l’Intelligenza Artificiale e il Machine Learning.
Perché la gestione dei dati è importante?
La gestione dei dati è importantissima se si desidera garantire che ciò che si è raccolto sia conservato e utilizzato mixando sicurezza e organizzazione. Il primo benefit è infatti quello di ridurre rischi legati alla sicurezza e di rispettare normative e policy aziendali, proteggendo così le più sensibili.
Quando si uniscono organizzazione migliorata e accessibilità si riesce a sfruttare al massimo il potenziale delle risorse evitando sprechi e migliorando il rendimento generale. Marcia in più la crescente importanza degli asset digitali che fa in modo di disporre di una strategia strutturata di controllo dei dati, creando valore e avendo l’opportunità concreta di differenziarsi dalla concorrenza.
Oltre alla sicurezza che non può certamente essere sottovalutata, bisogna evidenziare evidenti vantaggi organizzativi che migliorano il rendimento generale dell’attività. Grazie ad un’organizzazione ottimizzata le risorse informative vengono recuperate più agilmente sfruttandole al massimo e limitando così sprechi di tempi e costi.
La disponibilità di dati precisi e aggiornati permette inoltre alle aziende di adattarsi meglio ai cambiamenti del mercato e di rispondere in modo rapido e mirato alle esigenze dei clienti.
Non trascuriamo poi l’importanza degli asset digitali che rende fondamentale disporre di una strategia di gestione dati ben strutturata per creare valore e distinguersi dalla concorrenza.
Come gestire in modo efficace dati e informazioni?
Chi desidera gestire efficacemente dati e informazioni dovrà organizzare un sistema che preveda processi chiari per la raccolta, archiviazione e accesso sicuro. Grazie al digitale e agli strumenti più avanzati si possono scegliere software di ultima generazione per centralizzare e monitorare il tutto in tempo reale.
Tipi di gestione dei dati
Esistono diversi tipi di approcci che si possono utilizzare che differiscono per il ruolo specifico nell’organizzazione e l’utilizzo delle informazioni. Obiettivi e strumenti sono ciò che fa la differenza. Proviamo ad approfondire le tipologie a disposizione.
Database management systems (DBMS)
I DBMS sono software che danno modo di creare, gestire e manipolare database mettendo l’efficienza al primo posto. Si distinguono per la facilità d’accesso ai dati, l’organizzazione e la guida delle query. Questi sistemi si distinguono nel supporto della sicurezza dei dati impiegando meccanismi di controllo dell’accesso in grado di limitare l’accesso solo agli utenti autorizzati.
Data warehouse e data lake
I data warehouse e i data lake vengono utilizzati per maneggiare grandi volumi ma hanno scopi differenti. Il primo raccoglie dati strutturati e organizzati per analisi specifiche mentre il secondo contiene informazioni grezze e non strutturate per analisi più variegate.
Se il primo si rivela ideale per analisi storiche e reportistica, dando l’opportunità agli analisti di ottenere risposte rapide a domande predefinite. Il secondo si distingue per una maggiore flessibilità e può supportare l’analisi e gestione dei Big Data, essendo in grado di ospitare dati di qualsiasi tipo senza una struttura rigida.
Gestione dati anagrafici (MDM)
Si tratta di un processo che lavora sull’accuratezza e l’aggiornamento delle info relative a clienti, prodotti e fornitori. L’MDM unifica i dati fondamentali da diverse fonti così da ridurre duplicazioni e incongruenze. Un approccio di questo tipo permette alle aziende di avere una “fonte unica di verità” per le informazioni chiave, migliorando così le decisioni basate sui dati.
Gestione dei Big Data
La gestione dei Big Data gestisce analisi e archiviazione di volumi importanti ed eterogenei, spesso generati in tempo reale. Impiega le tecnologie più avanzate tra cui l’analisi predittiva e l’apprendimento automatico così da estrarre valore e offrire insight davvero utili.
Utilizzano infrastrutture scalabili che consentono di processare dati distribuiti su più nodi diventando un preziosissimo aiuto nell’analizzare velocemente enormi volumi di dati, supportando le aziende nella rilevazione di pattern e anomalie in tempo reale.
Architettura dei sistemi di gestione dei dati
Possiamo parlare di architettura dei sistemi di controllo dati riferendoci alla struttura e al flusso all’interno di un’organizzazione, facendo in modo che ogni info raccolta venga poi trasformata e archiviata attraverso l’ausilio di database, data warehouse, pipeline di elaborazione e strumenti di analisi. Se ben progettata integra diverse fonti, unendo coerenza, scalabilità e protezione.
Soluzioni per una gestione ottimale dei dati
Chiaramente si può contare su diverse tipologie di tecnologie e approcci che fungono da soluzioni per una gestione ottimale, dando modo di sfruttarle e avendo una visione completa e dettagliata. Tra le migliori soluzioni ci sono business intelligence e integrazione dati.
Integrazione dati
L’integrazione dei dati consiste nel consolidare informazioni provenienti da diverse fonti, tra cui database, applicazioni aziendali e sistemi esterni, in una piattaforma centralizzata unificandole per permettere alle aziende di avere una visione unica e completa, eliminando duplicazioni e incoerenze.
Business intelligence e analisi
Sono la migliore scelta se si desidera trasformare i dati grezzi in insight strategici, utili per prendere decisioni aziendali consapevoli, raccogliendo e analizzando tutto in tempo reale, presentando informazioni tramite dashboard e report visuali.
Sicurezza e conformità dei dati alle leggi sulla privacy
Bisogna ricordarsi che ogni gestione dati va trattata secondo le normative sulla privacy previste dal GDPR che regolamenta l’Europa. Quando è necessario dimostrare l’adozione di misure di protezione, è indispensabile disporre di policy e procedure solide e ben definite.
Best practice sulla raccolta dati
Chi si occupa di raccolta dati deve sapere che è una pratica che richiede attenzione e alcuni passaggi importanti da seguire, proprio come se fosse uno step by step. Tutto parte dall’idea di definizione degli obiettivi: quali informazioni si cercano, che valore hanno così da evitare l’archiviazione di dettagli non davvero utili.
Bisogna poi assicurarsi sulla qualità di ciò che si è raccolto, così da evitare errori umani, duplicazioni e incongruenze. Ovviamente va fatto tutto secondo le norme di legge vigenti sulla privacy e sulla protezione dati; in Europa ad occuparsi della materia è il GDPR che non riguarda solamente l’archiviazione digitale ma persino quella fisica. Bisogna infatti adoperarsi per fare in modo che tutto ciò che è stato raccolto e archiviato sia protetto, evitando rischi di furti e violazioni da parte di malintenzionati.
Un’ottima idea è però quella di farsi aiutare dalla tecnologia in termine di automatizzazione: attraverso alcuni software si potranno sveltire le procedure così da avere già reportistiche e altre informazioni senza difficoltà.
Riassumiamo così alcuni step che possono supportare in una raccolta dati efficace:
- Definire gli obiettivi. Avere una finalità della raccolta per assicurarsi di ottenere solo le info necessarie;
- Rispettare la privacy e le normative. Bisogna fare in modo che i processi di raccolta siano conformi alle leggi sulla protezione dei dati e il GDPR;
- Utilizzare strumenti standardizzati. Così si garantiscono coerenza e facilità di utilizzo;
- Automatizzazione dove possibile. La tecnologia aiuta a ridurre gli errori nei processi di archiviazione e analisi.
L’evoluzione della gestione dati e i sistemi moderni
Negli ultimi 50 anni si è rivolto sempre più l’interesse verso la gestione dei dati comprendendo quanto possa avere impatto sul successo aziendale lavorando di reporting. Possiamo notare in che modo alcuni trend abbiano guidato il settore dall’intesa di queste informazioni come prodotto ad un controllo aumentato fino al cloud e al data fabric. Le novità non mancheranno ed è un bene restare al passo con le ultime innovazioni.
Un esempio concreto di come una gestione dati efficace possa fare la differenza è rappresentato dalla piattaforma FlashVision di D/Vision Lab.
Immagina di avere un unico strumento che centralizza e analizza in tempo reale dati provenienti da diverse fonti, trasformandoli in dashboard intuitive e personalizzate. Un approccio del genere non solo migliora l’efficienza operativa, ma garantisce anche il pieno rispetto delle normative GDPR, mettendo sicurezza e innovazione al servizio del tuo business.
D/Vision Lab è in grado di aiutare ad ottimizzare la gestione dei dati per il tuo business. Grazie a soluzioni personalizzate e tecnologie avanzate di visualizzazione e analisi, trasformiamo i dati in valore concreto. Contattaci per saperne di più e richiedere un preventivo personalizzato.
